Biznesingizda HR Jarayonlarini Qanday va Nima Uchun Avtomatlashtirish Kerak?

Hattoki, raqamlashtirish davrida ham odamlar har qanday biznesning asosiy bo’g’ini bo’lib qolmoqda.

Shuning uchun iste’dodlarni boshqarish jarayoni, shubhasiz, o’zgarishlarning asosiy yo’nalishlaridan biridir. Bugungi kunda HR bo’limi xodimlari biznesni rivojlantirishda muhim rol o’ynaydi va ularning funksionalligi kadrlar yuritishdan ancha uzoqroq.

Hozirgi kunda, HR mutaxassislari shoshilinch vazifalarga tez va samarali javob berishlari, mavjud tendentsiyalardan xabardor bo’lishlari, xodimlarni boshqarishda ilg’or yondashuvlarni joriy etishlari va ish beruvchining ijobiy brend imidjini saqlab qolishlari kerak. Afsuski, sanab o’tilgan vazifalar har doim ham mavjud HR resurslari va konservativ vositalar bilan samarali qamrab olinmaydi.

Vazifalarni muvaffaqiyatli amalga oshirishda rivojlanayotgan kompaniyalarga xodimlarni boshqarish jarayonlarini avtomatlashtirish uchun zamonaviy IT tizimlar yordam beradi. HR jarayonlaringizni avtomatlashtirishdan oldin bir necha muhim ‘insayt’ tushunchalarni bilib olishingiz zarur:

1. HR jarayonlarini avtomatlashtirishi barcha kompaniyalar uchun shart emas

HR jarayonlarini avtomatlashtirish kompaniyada 50 dan ortiq xodimga ega, kamida 2 nafar xodimdan iborat alohida kadrlar bo’limiga ega, vazifalari ko’p va faol rekruting bilan shug’ullanglar uchun ideal hisoblanadi

Agar kompaniya kichik bo’lsa (50 kishidan kam), unda atigi 1 kadrlar bo’yicha mutaxassis mavjud bo’lsa va faol yollash bo’lmasa, HRM tizimini joriy etish mantiqsiz va foydasiz bo’ladi.

2. Jarayonlarni bosqichma-bosqich avtomatlashtirishingiz kerak

HR bo’limi jarayonlarini bosqichma-bosqich avtomatlashtirishga o’tishingiz kerak – jarayonma jarayon. Aks holda, bu xodimlarning ish kunlarini soddalashtirmaydi, balki vaziyatni murakkablashtiradi va og’irlashtiradi.

Avtomatlashtirish uchun quyidagi jarayonlarni ko’rib chiqish mumkin:

• barcha ishga qabul qilish – rekruting;
• xodimlarni moslashtirish;
• motivatsiya, KPIni hisoblash, jarima va mukofotlarni hisoblash;
• baholash/sertifikatlash;
• trening;
• xodimlar o’rtasidagi muloqot, savollarga javob berish;
• fikr-mulohazalarni o’rganish;
• ish vaqtini hisoblash va boshqarish;
• bayram va dam olish kunlarini muvofiqlashtirish;
• xodimlarning ta’til va ish safarlarini hisobga olish (logistika nazorati);
• xodimlarni ishdan bo’shatish jarayonlari;
• xodimlarning maqsadlari, vazifalari;
• xodimlarning ma’lumotlar bazasini shakllantirish va yuritish;
• kompaniya tuzulmasini (shema) yaratish va yuritish;
• boshqaruv tuzulmasini (shema) yaratish va yuritish;
• xodimlar ishtirokni baholash.

3. Avtomatlashtirish nafaqat pulni, balki boshqa resurslarni ham tejaydi

Ko’pgina biznes egalari HR jarayonlarini avtomatlashtirish, afsuski, pulni behuda sarflash deb o’ylashadi, garchi bunday emas. To’g’ri tanlash va konfiguratsiya bilan KPI tizimi sizning biznesingiz uchun sezarli darajada pul resurslarni tejashda yordam beradi. Bundan tashqari, KPI tizimi boshqa afzalliklarga ega:

Kundalik vazifalarni hal qilish tezligini oshiradi. 

Misol uchun, agar ilgari HR menejer nomzod bilan 2 soat muloqot qilgan bo’lsa, tizim joriy etilganda unga 15-20 daqiqa vaqt ketadi.

Joriy, dolzarb vazifalarni amalga oshirish uchun vaqtni tejaydi.

Buning natijasida HR samaradorligini oshiradi. Bu kundalik masalalar bilan chalg’imasdan strategik loyihalarda ishtirok etish imkonini beradi. Ayniqsa, HR bo’yicha direktorlar, HR biznes hamkorlari uchun muhim.

Mehnat bozorida kompaniyaning jozibadorligini oshiradi. 

Natijada, bu sizga yangi xodimlarni jalb qilish va saqlab qolish uchun xarajatlar sonini kamaytirish, nomzodlarni tanlash jarayonini tezlashtirish imkonini beradi.

Xodimlarni boshqarishda ob’ektiv qarorlar uchun tahliliy ma’lumotlarni to’plashga yordam beradi. 

Statistik, tahliliy ma’lumotlarning etishmasligi yoki ularni to’plashda qiyinchiliklar mavjudligi sababli menejerlar intuitiv harakat qilishlari kerak (50% da bu kompaniya foydasiga ishlamaydi) yoki ko’p vaqt sarflashlari kerak (ba’zan butun kun). ) ma’lumotlarni yig’ish va tahlil qilish. HRM tizimi buni o’z-o’zidan amalga oshiradi va uni tushunarli grafiklar va diagrammalar ko’rinishida taqdim etadi.

Xodimlarning sadoqati va faolligini oshiradi. 

Chunki ularning so’rovlariga tezroq javob beriladi va ta’til kunlarining mavjud soni haqida ma’lumot olish uchun HR menejeri bilan uzoq vaqt muloqot qilishlari shart emas, chunki hamma narsa tizimda mavjud bo’ladi.

Kadrlar almashinuvini kamaytiradi. 

Bu avvalgi fikrning natijasidir. Agar xodim muntazam va sifatli fikr-mulohazalarga ega bo’lsa, u uchun muhim ma’lumotlarga ega bo’lsa, unga g’amxo’rlik qilinayotganini ko’rsa, u bunday kompaniyani tark etishni xohlamaydi.

Tezkor malaka oshirish va xodimlar o‘rtasida yangi bilim/ko‘nikmalarni rivojlantirish, xodimlarni onlayn tarzda tayyorlash jarayonini tashkil etish imkonini beradi. 

Bu, ayniqsa, turli shaharlar va mamlakatlardagi masofaviy jamoalar, filiallar, vakolatxonalar uchun to’g’ri keladi.

Kompaniya xodimlari o’rtasidagi aloqani yaxshilaydi. 

Ko’p bo’limlar mavjudligi muhimdir va kimning qaysi sohada mas’uliyat borligini ko’rish mumkin. Bildirishnomalar tufayli siz to’g’ri hamkasbingiz xabarni o’tkazib yubormasligiga amin bo’lishingiz mumkin.

4.HRM tizimini u haqidagi sharhlar soni bo’yicha emas, balki butun harakatlar algoritmiga ko’ra tanlashingiz kerak.

HRM tizimini tanlashga jiddiy qarash kerak, chunki siz hali ham u bilan kamida bir necha yil ishlashingiz kerak:

Xodimlar bo’limida mavjud bo’lgan barcha jarayonlarni yozib chiqing.

Jarayonlarni ishga olish, so’rovnomalar, treninglar va boshqalar kabi toifalarga guruhlang.

Xodimlarni boshqarishda avtomatlashtirishni xohlagan jarayonlar ro’yxatini tuzing.

Optimallashtirishni xaosga aylantirmaslik uchun ustuvorliklarni belgilang.

Buni amalga oshirish uchun ushbu tamoyilga muvofiq ustuvorlikni belgilashga harakat qiling:

• juda muhim va shoshilinch;
• muhim, ammo shoshilinch emas;
• shoshilinch, lekin muhim emas;
• Shoshilinch emas, lekin kerakli.

5. Avtomatlashtirish har doim ham silliq bo’lmaydi va bu normal holdir.

Ha, shunday bo’ladiki, HR jarayonlarini avtomatlashtirish oson va siz tasavvur qilganingizdek, rejalashtirilganidek o’tadi. Ammo 90% hollarda muammolar paydo bo’lishi va ularga darhol tayyor bo’lish yaxshiroqdir. Avtomatlashtirish yo’lida paydo bo’lishi mumkin bo’lgan odatiy qiyinchiliklar ro’yxati:

• Resurslarning yetishmasligi (odatda moddiy va jismoniy);
• Siz haqiqatan ham to’g’ri tanlov qildingizmi yoki yo’qmi, bu HR avtomatizatsiyasi umuman kerakmi yoki yo’qmi degan shubhalar (1-sonli tushunchaga qarang);
• Kompaniya biznes jarayonlari tuzilmasini o’zgartirishga tayyor emas, ayniqsa real vaqtda (bu erda argumentlar va muloqot kerak);
• KPI HRMS  tizimiga moslashish jarayoni olti oygacha davom etishi mumkin (ayniqsa, kadrlar bo’limida 10 dan ortiq xodim bo’lsa) va bu muddat juda uzoq ko’rinadi (aslida bu oddiy vaqt);
• Tizimning ba’zi funktsiyalari sizga yoqmaydi yoki siz uchun qulay emas, siz shaxsiy so’rovlar uchun noldan o’z tizimingizni yaratmoqchisiz;
• boshqa fors-major holatlari.

Hulosa

Har qanday yangilikka qarshilik tabiiy jarayondir. Asosiysi, bu tuyg’uga berilmaslik va nima uchun HR jarayonlarini avtomatlashtirishga qaror qilganingizni va natijada bir oz keyinroq nimani olishingizni unutmaslikdir.

Umid qilamizki, endi avtomatlashtirishga o’tish jarayoni amalga oshirish uchun yanada tushunarli va real bo’ldi. Hoziroq KPI tizimini 14 kunga bepul ishlatib ko’ring.